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知识经济预算管理瓶颈分析

摘要:预算管理系统在工业经济时代的企业中可谓居功至伟,历经百年发展的企业预算管理系统,在知识经济时代却日渐显现出冲突与瓶颈。本文分析了在知识经济时代,我国企业预算管理系统存在“预算松弛”、ERP不完整、预算循环不理想、非财务因素欠缺等瓶颈;进而为我国企业提出了解决瓶颈的建议措施,从而能使企业预算管理系统焕发新的生命力,更好地为企业的价值提升及长远可持续发展服务。

关键词:企业预算管理;知识经济;预算松弛;ERP;预算系统循环;非财务因素

一、知识经济、企业预算管理系统及LX公司简介

1.知识经济的内涵知识经济是知识与信息共同作用的产物,它的基础和核心分别是知识和现代科学技术;它以知识和信息为主要资本,对知识和信息进行生产、储存、销售、使用和消费[1];作为新型的经济形态,知识经济是在农业经济、工业经济之后出现的。在知识经济的概念上衍生出知识型企业,知识型企业的核心资本是知识,它用知识推动企业的生存与发展;生产经营过程中,知识型企业依托员工具备的知识、生产利用的知识、管理使用的知识等,对知识进行开发、传播和创新,同时实现企业自身发展[2]。西方国家的企业在20世纪90年代开始进入知识经济时代。我国因地区发展不平衡,经济发达地区的企业在2010年前后进入知识经济时代。就全球经济社会的主流而言,21世纪已明显步入知识经济时代。2.企业预算管理系统的内涵企业预算管理系统从(编制)内容构成看,包括经营预算、筹资预算、投资预算、财务预算等(也有学者界定为经营预算、资本预算、财务预算)模块;而从预算系统的循环流程着眼,则涵盖预算编制、预算执行与控制、预算分析、预算考评等环节。预算管理系统是企业财务控制最常用、最有效的方法,是企业内部控制的核心方法。工业经济时代,预算管理系统在企业中可谓居功至伟。进入知识经济时代后,历经百年发展的预算管理系统与企业日渐显现出冲突,其本身的瓶颈日益明显,企业预算管理系统的适应性遭遇困难。我国企业的预算管理工作借鉴西方企业的成熟经验,已快速发展了20多年。而今我国企业的预算管理系统同样(与西方20世纪末类似)存在明显瓶颈:“预算松弛”现象较普遍、预算编制不准确;企业ERP的完整统一性欠缺、预算工作低效;预算执行与控制不严格、预算循环不佳;预算系统欠缺非财务因素、忽视知识型企业的核心要素等。当前西方企业的预算管理工作,已日渐与“财务机器人”“财务共享中心”等财会前沿密切结合。我国企业的预算管理系统亟需尽快突破瓶颈,提升其在知识经济时代的适应性。3.LX公司简介本文以所属基金项目研究过程中调研到的代表性企业———LX公司为例,从LX公司的预算管理现状切入,分析我国企业的预算管理系统在知识经济时代的瓶颈,结合LX公司的情况提出改进其预算管理系统的建议。LX公司是2002年成立(母公司为某大型上市集团)的从事电子产品的研发、生产、销售等业务的制造企业,注册资本5000万元;近年公司年营业收入约40亿元,年净利润约800万元,产品在国内外市场占有率较高,在行业中处于前5至10名。LX公司的ERP完整规范,预算管理工作已开展10多年,公司各部门中都配有一位“部门财务”(体现“业财融合”),专门负责本部门的费用报销等事项。LX公司的预算管理工作由预算经理统领(财务经理兼任),财务部门有一位预算管理员,主要负责汇总预算编制数据、预算追加及预算分析等工作。每年8月启动下年的预算编制工作,预算编制模式为上下结合式。各部门分配到的预算编制工作,由部门经理与其“部门财务”负责,两者与预算管理员对接。每年元旦前预算编制工作完成,预算管理员将各部门预算数据上传至ERP系统。元旦开始,公司进入预算执行等后续环节,各“部门财务”报销或支出本部门费用时,受ERP系统中预算限额制约;预算不足时,须先申请追加预算(八九成能获批)。月度经营会议上,各部门经理汇报本部门预算完成情况等信息,无奖惩措施。时间有余时,预算管理员会分析公司及各部门各期(季、年)预算执行情况,预算经理对此关注度不高。LX公司的预算编制流程详细严谨,预算执行等后续环节则明显简约,公司对后续环节的重视程度不高。

二、知识经济时代我国企业预算管理的瓶颈

1.“预算松弛”较普遍,预算编制不准确预算编制过程本质是企业内部各层面的上下级之间(董事长———总经理、总经理———部门经理、部门经理———部门员工等)的博弈;博弈过程中,信息不对称现象、机会主义行为等难以避免,从而导致“预算松弛”现象也较为普遍。现代企业最常用的“上下结合”的预算编制模式下,企业各层面的上下级博弈过程中,下级编制预算时常常多报费用少报收入,以利于自身的工作及预算考核,这就是“预算松弛”。LX公司采用“上下结合”的预算编制模式多年,该公司各层面的下级制定预算时,常常将成本费用类预算项目抬高,将收入业绩类预算项目压低。预算松弛给LX公司带来了诸多弊端:降低预算数据准确性,导致预算信息失真及决策失误;增加企业成本费用,造成企业资源配置不合理;抑制企业实现更高收入及更多利润;造成预算控制及预算考评失效。除了预算松弛,有些公司还因观念误区、ERP的欠缺、经验不足等因素造成预算编制不准确。有的企业认为:市场变化太快,“计划赶不上变化”,兴师动众地编制预算,玩数字游戏,反而浪费企业资源。有些企业信息化程度不高,ERP尚不完整(或不统一),预算编制所需要的信息明显不足,预算准确性欠佳,并且其预算调整活动也没有做到科学、及时,企业经营活动并没有得到预算的有效与足够指导。也有些企业预算管理年限短,经验不足导致编制预算时懵懵懂懂,预算编制的准确性不高。2.完整规范的ERP欠缺,预算工作事倍功半ERP(EnterpriseResourcePlanning)即企业资源计划,ERP将业务流程再造、事先计划与事中控制等先进管理理念具体化[3],ERP为企业的事后分析(及事中分析、事前分析)提供了巨大的技术及信息支持。ERP涵盖企业所有部门及员工,研发、生产、销售、人事、财务等各部门,在ERP中都有其子模块及权限。预算管理模块作为ERP的子模块之一,ERP中的预算数据库中包含实时预算数据,各部门可实时查询其权限对应的预算数据,预算管理员监管公司的预算数据。LX公司因ERP系统成熟,十五年前就开始探索预算管理,该公司所属的整个集团业务涉及多个国家,集团各分公司通过ERP可实时共享预算信息。而现实中仍有不少集团内部的ERP并不统一,整个集团的ERP尚没有贯通,集团各分公司的预算管理无法统一流程与标准;还有不少企业的ERP尚不完整(仅财务等少数几个模块),企业预算管理所需的信息明显不足。ERP欠缺完整性与规范性,使得企业预算管理系统低效运作,事倍功半。而ERP技术的应用与成熟(20世纪80年代开始)是西方企业预算管理成熟的前提条件。完整规范的ERP欠缺是我国企业预算管理的最大瓶颈,尽快完成完整规范的ERP的覆盖是我国企业预算管理工作的当务之急。3.轻视控制、考核等后续环节,预算系统循环欠佳全面预算管理系统是一个动态开放的循环系统,预算循环的每个流程(预算编制、预算执行与控制、预算分析、预算考评)都落到实处才能形成预算系统的良性循环。预算编制之外的环节即预算管理的后续环节。很多企业“重预算编制、轻预算执行和考核”,他们每年耗时数月,耗费企业大量资源编制预算;而到预算的执行与控制阶段,却流于形式,预算基本成为彰显管理现代化的“花瓶”。LX公司执行月度预算时,某部门某科目预算金额不足时(如业务招待费预算限额已花光),“部门财务”书面申请追加本部门该月该科目的预算金额(八九成能获批)。LX公司50%以上部门月度预算追加次数达20次。预算追加流程的预算控制功能较弱,流于形式,预算执行过程过于宽松,预算控制功能大大弱化。此外,LX公司未将预算执行情况纳入人事考评,预算管理和人事考评是各自独立运行的双轨,预算管理耗费资源却流于形式,企业预算管理系统无法实现“良性循环”;财务部门以外的其他部门普遍忽视预算考评等后续环节,其他部门成为后续环节的“利益无关者”而“事不关己、高高挂起”。LX公司精心编制好的预算更多起到了“装饰”的作用,预算的控制和考评作用极其微弱,甚至有员工怀疑预算的真正作用。4.非财务因素欠缺,轻视知识型企业的核心要素企业预算管理系统在工业经济时代破土而出,得以迅速推广普及并不断发展直至成熟。预算管理帮助通用、杜邦等诸多公司解决了公司当时面临的棘手危机或瓶颈,使它们业绩提升。企业预算管理自身发展的每个阶段,都显着提升了当时工业企业的绩效,极大地推动了当时工业企业的发展。企业预算管理系统主体部分是沿袭企业财会体系而成,预算资产负债表、预算损益表、预算现金流量表等财会信息是其核心内容(财会报表的预想版)。工业经济时代,企业的核心资源是有形资产,以有形要素(有形资产)为核心的财会体系和预算系统非常切合工业经济时代,他们为工业经济时代的企业立下了汗马功劳。而在知识型企业中,无形要素(非财务因素)才是企业核心竞争力的最重要来源,无形资产如人力资本、用户的大数据信息、先进的物流系统等才是企业最有竞争力的核心要素。如:智力密集型企业中人力资本是其核心资产(华为公司全球招聘顶尖的研发人员)、互联网企业中用户的大数据信息是其最重要的资源(阿里集团等企业后台的用户大数据信息)、物流企业中先进的物流系统是其最强势的资产(顺丰快递顶尖的物流系统)。知识经济时代,企业预算管理系统需要与时俱进,加入体现与衡量无形要素(非财务因素)的重点模块,使其能够跟上知识型企业的步伐,匹配知识经济时代企业的新要求。如果仍将非财务因素拒之门外,则企业预算管理系统在知识经济时代的重要性大大降低。

三、我国企业预算管理系统的优化建议

1.制约“过度预算松弛”,提升预算编制准确性虽然预算松弛有以下优点:使基层有一定的自由权限;企业内外环境变化时,增加了预算柔性(权变理论);适度预算松弛与公司管理风格、内外环境匹配较好时,有一定正面作用。但预算松弛本质上是预算编制过程中各层面的上下级双方博弈的负面结果之一。企业应制定“过度预算松弛”的制约制度,明确各部门出现“过度预算松弛”时,公司将采取的行动。预算管理员需对各部门预算编制的准确性保持审慎关注,尽量减少全公司“过度预算松弛”的现象。LX公司某年某部门八、九成的费用类预算都很宽裕,该部门业务量仅与去年持平,而八、九成的费用类预算数据却都比上年增加了(棘轮效应的体现),则该部门存在“过度预算松弛”。LX公司没有预算松弛的制约措施,因此首先需增补预算松弛的正式制约制度,制度中须明示:各部门出现“过度预算松弛”时,公司约谈并警示该部门,削减其下年度预算中相关科目金额;将预算编制准确性纳入预算考核指标中,作为预算考评的重要内容之一;该部门需认真分析原因,提出下一期间改进措施。预算松弛之外的原因造成的预算编制不准确,企业可通过多种方式提升预算编制准确性:企业可自上而下地强调与宣传预算管理的重要性,让公司全体都重视预算并乐于参与预算,上下一心地推进预算管理工作;企业可选拔骨干前往经验丰富的企业培训预算技能(或聘请业内专家来企业传授预算经验);企业可招聘经验丰富的预算人才,提升本企业的预算人才队伍。2.尽快覆盖完整规范的ERP,使预算工作事半功倍完整覆盖的ERP涵盖企业所有部门及员工,研发、生产、销售、人事、财务等各部门,都有其不同的ERP子模块及权限,实现实时信息共享。LX公司所属的集团公司中,任一子公司的任一部门的任一员工,都有其职位和分工对应的ERP权限。该员工在能够连上互联网及登录公司内网的全球任一角落,均可实时查询其ERP权限内的实时数据与信息。ERP大大提高了LX公司的数据存储、数据获取、数据分析等能力,突破了时空限制,大大提高了LX公司预算管理工作的效率。完整规范的ERP使得企业预算系统的实时分析能力、事前预测能力、个性化定制能力等均大大增强,大大提高了企业预算管理工作的效率[4],真正实现了事半功倍,提高了企业的预算管理能力与财务管理能力,提升企业的竞争力。ERP尚不完整的企业,亟需抓住机遇,升级企业的ERP,这是一项未来可期的重大长期投资项目。如因节约成本等原因而不升级ERP,则ERP欠缺的弊端很快就会无法调和,企业预算管理效率低下,与先进企业的差距越来越大,时隔几年升级ERP的代价和难度数倍于当初。企业要有长远眼光,果断尽早升级ERP系统,覆盖完整规范的ERP,优化企业的预算管理流程及财务管理流程,甚至为企业未来的财务共享等打下良好的信息系统基础。3.强化预算控制等后续环节,促进预算系统良性循环预算编制完成并不意味着预算管理工作已“万事大吉”,对后续环节的轻视造成企业预算管理工作“虎头蛇尾”。预算编制只是预算管理循环系统的第一步,后续几步是更重要的落地环节,应占据企业预算管理工作更多的精力与工作量。LX公司每年下半年热闹而隆重地编制预算,预算编制工作吸引了全公司的眼球,元旦前如释重负地完成了预算编制工作。元旦开始各部门的“部门财务”(及部门经理)只需负责使用预算及申请追加预算等,各部门和全公司的预算管理工作内容明显减少(对比预算编制阶段),预算分析等后续环节基本是财务部门闲暇时的工作。很多企业都需强化预算控制等后续环节,将后续四个环节真正落到实处。首先,各部门每月应认真执行并严格控制预算,每月初及时上报上月预算执行情况及后续改进建议等资料。LX公司的月度经营会议上,各部门经理反馈本部门上月预算执行结果等信息,但并无奖惩措施。公司需增补区分各部门预算执行及控制效果等级的制度,并明确各等级的奖惩措施。其次,预算管理的每个后续环节都应有专人负责监督。LX公司将后续环节交由预算管理员(及财务经理)监督,这位预算管理员力不从心。公司需给每个后续环节配备监督人员,多个预算管理员各司其职,改变后续环节过于宽松、草草了事等倾向。最后,预算考评应与人事考评并轨(贯通),预算考评结果与部门及员工的切身利益挂钩。LX公司的人事考评权威,预算考评严重弱化。公司应将预算考评内容嵌入人事考评体系,人事考评时强化预算考评,各部门及员工成为预算考评的“利益相关者”。通过多方面强化预算管理的后续几个环节,企业预算管理系统能够年复一年地实现良性动态循环,为企业价值提升和长远发展更好地服务。4.预算系统嵌入非财务因素,提升其对知识经济的适应性知识经济时代,财会系统的欠缺即缺乏非财务因素同样体现在预算系统中,而现有的企业管理工具中,KPI(关键业绩指标)和BSC(平衡记分卡)都涵盖了较丰富的非财务因素(即无形要素),因此将KPI和BSC嵌入预算管理系统,是提升预算管理系统在知识型企业中适应性的可行方法。BSC(BalancedScoreCard)包含财务、客户、内部流程、学习和成长四个维度,反映企业的获利能力、竞争能力、综合能力、持续发展能力,BSC实现了财务指标与非财务指标、内部计量与外部计量、成果指标与动因指标等方面的平衡[5]。BSC对预算职能进行了扩展,预算和战略得以更好地融合,将BSC嵌入预算管理系统,弥补了预算系统偏重财务指标的天生缺陷,引导企业管理人员为非财务维度也制定相应预算目标。KPI(KeyPerformanceIndicator)是把企业的战略目标简化为几个能够度量的关键指标[6],并把设定的关键指标作为评估标准,将员工在某一期间内的绩效与评估标准进行对比的绩效考核方法。不同层级及部门的KPI可涵盖诸多非财务因素:安全生产及新产品工艺跟进、客户流失及满意度、培训及文化建设、参与活动等。KPI是具有可操作性的绩效考核指标,将KPI融入预算体系,明确了企业各层次、各部门的关键目标和行为重点,各层次和各部门都将积极地为自身业绩考核指标及企业战略而努力。

综上所述,企业预算管理系统在知识经济时代存在的瓶颈:“预算松弛”较普遍、预算编制不准确;完整规范的ERP欠缺、预算工作事倍功半;轻视控制、考核等后续环节,预算系统循环欠佳;非财务因素欠缺、轻视知识型企业的核心要素。为了解决这些瓶颈,企业须制约“过度预算松弛”,提升预算编制准确性;企业要尽快覆盖完整规范的ERP,使预算工作事半功倍;企业须强化预算控制等后续环节,促进预算系统良性循环;企业可通过BSC、KPI等将非财务因素嵌入预算系统,提升其对知识经济的适应性。企业预算管理系统瓶颈的解决,使得预算管理系统在知识经济时代焕发新的生命力,能更好地为提升企业价值和绩效服务,企业能更好地实现长远可持续发展。

参考文献:

[1]刘开柏.浅谈知识经济下的会计创新[J].财会学习,2019(17):159.

[2]周雯.我国知识型企业人力资源管理创新性研究[D].华中师范大学,2016.

[3]马秀君.企业战略、核心竞争力与全面预算管理导向[J].北方经贸,2015(07):215-216+219.

[4]马秀君,姚华云.基于问卷调查的企业预算管理运行现状研究[J].商业会计,2018(24):20-24.

[5]陈秀利.我国企业集团预算管理引入平衡计分卡的应用研究[D].西南财经大学,2012.

[6]杨微.基于战略导向的X公司KPI绩效考核体系构建研究[D].沈阳工业大学,2017.

作者:马秀君 周平根 顾艳 单位:三江学院

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